Estructura de Soporte

Capítulo 3 · Estructura de soporte

Para qué sirve este capítulo. Explica, con palabras sencillas, cómo armamos la “maquinaria” que permite ejecutar el plan sin cargar la caja con sueldos.

Es la base que vuelve posible todo lo demás: seminarios, servicios a empresas y Estado, actividades para adultos mayores y agenda cultural.

Cuando mencionemos metas, entiéndase siempre como objetivos del mes 12; en los meses previos seguiremos cada indicador y las acciones asociadas para alcanzarlos.

3.1. La idea central: separar “capacidad” de “costo”

El riesgo de cualquier institución es crecer con más sueldos que actividad.

Aquí hacemos lo contrario: sumamos manos mediante prácticas profesionalizantes, voluntariado senior y becas con devolución de 12 horas, y ordenamos tareas con métodos simples.

Así se arma una estructura de soporte que sostiene más fechas, más público y más ingresos sin subir el costo fijo.

3.2. Los cuatro pilares de la estructura

a) Prácticas profesionalizantes (jóvenes).

Estudiantes de carreras afines (RR.HH., administración, marketing, producción de eventos, comunicación) realizan prácticas en la Fundación con tutor docente y tutor de la casa.

Se encargan de acreditación, asistencia de sala, apoyo administrativo y piezas básicas de comunicación.

Todo se instrumenta con convenios educativos y seguros (detalle legal en el Capítulo 14).

b) Voluntariado senior (experiencia que ordena).

Jubilados y profesionales en transición de carrera aportan oficio y criterio: recibimiento de público, coordinación de sala, seguridad básica, relación con artistas y docentes.

Su presencia da serenidad y continuidad. Se formaliza con acuerdos de voluntariado y cobertura correspondiente (ver Cap. 14).

c) Becas con devolución de 12 horas (Banco de Horas).

Quien accede a una beca parcial en seminarios devuelve 12 horas de colaboración dentro de 30–45 días.

Esas horas se registran y alimentan el Banco de Horas de Voluntariado, un activo estratégico que asegura manos para acreditación, carga de datos, comunicación sencilla y apoyo en actividades de adultos mayores.

Con la base de 2 seminarios por mes y 75 becas por edición, al mes 12 la Fundación opera con un flujo de ≈1.800 horas mensuales de colaboración (75 × 12 × 2).

d) Equipo de Impulso en Redes (EIR).

Becarios/as y voluntarios integran un equipo liviano que amplifica cada publicación institucional. Tres acciones concretas, siempre coordinadas:

Comentarios y “me gusta” en la primera hora de publicar (mejora alcance).
Compartidos con mensaje guía en grupos y WhatsApp personales (lleva tráfico real).
Microtestimonios en video de 15–30 segundos (docentes, asistentes, artistas), con consentimiento.
El EIR convierte cada fecha en alcance orgánico y confianza pública, sin costo.

3.3. Qué tareas cubre la estructura (y por qué alcanza)

Acreditación y sala: armado básico, lista de asistentes, orientación de público, entrega de certificados, cuidado del cierre.
Administración liviana: alta de socios por QR/WhatsApp, carga de planillas, emisión de credenciales digitales, registro de becas y horas.
Comunicación simple: afiches, historias, publicación de ganadores de sorteos, agradecimientos sobrios a empresas y proveedores socios.
Programas sociales: acompañamiento de tres actividades para adultos mayores (incluye Ajedrez y dos de alto potencial), en salas de reunión y con baja logística; integración intergeneracional jóvenes–seniors.
Cultura: apoyo a función con requerimientos técnicos simples; orden y trato al artista.
Servicios a empresas y Estado: preparación de aula/sala, acreditación y registro; la parte académica la hacen docentes.

Con este esquema, la Fundación tiene manos suficientes para cumplir la base operativa (dos seminarios mensuales, tres actividades para mayores y una agenda cultural sobria), y margen para ampliar plazas o sumar funciones cuando la demanda lo indique.

3.4. Roles claros y cadena corta de decisiones

Gerencia (rol central): define calendario, asigna turnos, valida materiales y rinde a la Comisión con una página mensual.
Coordinadores seniors: responsables de sala y operación en cada fecha (checklist, seguridad, tiempos).
Tutor de prácticas: guía a los jóvenes y valida su progreso con la institución educativa.
Responsable de becas y Banco de Horas: asigna tareas, controla cumplimiento ≥90% dentro de 45 días y mantiene planillas al día.
Referente EIR: convoca, coordina y mide el empuje en redes de cada publicación.

La consigna es pocos escalones, mucho oficio. Cada fecha cierra con parte D+3 (asistencia, incidencias, mejoras) que alimenta la rendición mensual.

3.5. Reglas simples que cuidan a las personas y a la institución

Papeles antes de abrir sala: convenio de prácticas, acuerdo de voluntariado o reglamento de becas firmado; seguros vigentes.
Tareas permitidas: acreditación, sala, apoyo administrativo y comunicación; no tareas riesgosas ni técnicas complejas sin proveedor especializado.
Capacitaciones breves: inducción inicial (30–60 minutos) y “dos tips” operativos por actividad.
Respeto y reconocimiento: trato amable, constancias de participación y menciones sobrias.
Privacidad e imagen: consentimientos breves y resguardo de datos (ver Cap. 14).

3.6. Indicadores que muestran que funciona

Horas devueltas del Banco de Horas (meta: ≥90% dentro de 45 días).
Cobertura operativa por fecha (acreditación, sala y administración sin baches).
Satisfacción de público, docentes y artistas (escala simple sobre diez).
EIR activo: publicaciones con interacción inicial y microtestimonios en circulación.
Incidencias registradas y resueltas (cero críticas; las menores, cerradas en 72 h).
Rotación saludable de practicantes y voluntarios (evita desgaste).

Estos indicadores se condensan en la página mensual para la Comisión, junto con ingresos por línea, socios, canjes y semáforos de alerta.

3.7. Riesgos y cómo se contienen

Inasistencias puntuales: lista de espera y doble asignación preventiva en tareas críticas.
Desgaste del equipo: rotación de turnos, pausas, reconocimiento y tareas de complejidad creciente.
Desorden de papeles: plantillas únicas y verificación previa a cada apertura de sala.
Exceso de tareas para becarios: límites claros; si algo exige técnico, lo cubre un proveedor socio.
Baja tracción en redes: activar EIR, testimonios y uso profesional de LinkedIn de Gerencia.

3.8. Cómo se integra con cada capítulo del plan

Seminarios (Cap. 4): becas generan el Banco de Horas y dotan de manos a la operación; el EIR amplifica la convocatoria.
Empresas y Estado (Cap. 5): la misma estructura sostiene ediciones cerradas, con logística prolija y certificación.
Adultos Mayores (Cap. 6): jóvenes y seniors co–facilitan en salas de reunión; alta pertenencia y bajo costo.
Comunicación (Cap. 7): EIR + testimonios + LinkedIn de Gerencia = alcance sin gasto excesivo.
Membresías y SFS (Cap. 9): la estructura muestra hechos que legitiman la propuesta a empresas.
Cultura (Cap. 10): coordinación de sala y recepción, cuidando al artista y al público.
Proveedores socios (Cap. 11): si algo requiere técnica, lo cubre un canje; no se improvisa.
Marco legal (Cap. 14): todo se apoya en convenios, acuerdos y seguros al día.

3.9. Qué autoriza hoy la Comisión para que esto ocurra

Operar con prácticas, voluntariado senior y becas con 12 horas bajo los modelos legales del Cap. 14.
Implementar el Banco de Horas (planillas y coordinación) y el Equipo de Impulso en Redes.
Usar checklists y partes D+3 como estándar de cierre de cada actividad.
Mantener una página mensual de rendición con indicadores de estructura.

3.10. Nota final del capítulo

La estructura de soporte es la pieza que permite hacer más sin cargar la nómina.

No precariza: organiza. Da oportunidades a jóvenes, activa a nuestros mayores, ordena la sala, mejora la experiencia de público, docentes y artistas, y convierte cada fecha en ingresos y prestigio.

Con esta base, el objetivo de mes 12 deja de ser una aspiración y se vuelve un resultado alcanzable y medible.