Convenios con Proveedores

11 . Introducción.

Para crecer sin tensar la caja necesitamos dos cosas a la vez: más actividad e iguales o menores costos. Este capítulo propone firmar convenios de colaboración con empresas proveedoras habituales —a quienes llamaremos “proveedores socios”— para cubrir insumos y servicios de uso frecuente mediante canjes y aportes en especie, con contrapartidas visibles y reglas simples.

La Fundación ya cuenta con un convenio vigente con la empresa de energía eléctrica (socia a cambio del servicio). Sobre esta base, ampliaremos a limpieza e higiene, catering, impresión y gráfica, publicidad y medios, tecnología y conectividad, seguros, sonido/iluminación, mantenimiento edilicio, papelería, logística, entre otros.

Meta prudente: lograr una reducción del 20–30% del gasto operativo anual sin bajar la calidad, con convenios trazables y auditables.

11.2. Qué ganan la Fundación y las empresas

La Fundación: baja costos mensuales, asegura insumos críticos y ordena su operación.
Las empresas: reciben visibilidad pública sobria, cupos de becas totales para sus empleados/familias o causas sociales, prioridad en actividades y la condición de “proveedor socio” de una institución querida en Salta.
La comunidad: más becas, más cultura, más formación, con la misma caja.

11.3. Cómo se instrumenta

Convenio marco simple (2–3 páginas): qué aporta el proveedor (en especie), qué ofrece la Fundación (contraprestaciones) y vigencia de 12 meses.
Plan de entrega: calendario/banco de horas o partidas mensuales (para evitar faltantes).
Contraprestaciones claras: presencia en web y boletín, menciones en escenario cuando corresponda, cupos de becas totales por mes (dentro del bloque ya previsto), prioridad en agenda del teatro en horas de menor uso, y participación en el acto anual de reconocimiento.
Registro y trazabilidad: cada entrega en especie se valúa a precio de mercado y se anota en una planilla mensual; la Comisión puede verla cuando lo desee.
Sin exclusividades rígidas: salvo acuerdo expreso, la Fundación no queda atada a un único proveedor.
Revisión trimestral: se verifica cumplimiento, calidad y ajustes necesarios.

11.4. Rubros prioritarios y formato de canje

Energía eléctrica (convenio vigente)

Aporte del proveedor: servicio eléctrico del teatro y anexos.
Contraprestaciones tipo: mención institucional, placa en hall, participación en acto anual.
Ahorro estimado: $400.000 por mes (equivalente a $4.800.000 por año).

Limpieza e higiene

Aporte: kits mensuales (detergentes, desinfectantes, bolsas, insumos de baño).
Contraprestaciones: logo en web, 2 menciones anuales, 4 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $250.000 por mes ($3.000.000 por año).

Catering para eventos

Aporte: refrigerios para seminarios y funciones, según agenda.
Contraprestaciones: visibilidad en afiches y 4 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $180.000 por mes ($2.160.000 por año).

Impresión y gráfica

Aporte: afiches, programas, credenciales, lonas.
Contraprestaciones: logo en piezas impresas y 2 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $120.000 por mes ($1.440.000 por año).

Publicidad / pauta local

Aporte: espacios en radio, diario y/o TV.
Contraprestaciones: menciones cruzadas y 2 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $220.000 por mes ($2.640.000 por año).

Tecnología y conectividad

Aporte: internet de alta velocidad, routers y soporte básico.
Contraprestaciones: logo en web y 2 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $150.000 por mes ($1.800.000 por año).

Seguros y emergencias

Aporte: seguro de accidentes personales y coberturas básicas en sala.
Contraprestaciones: reconocimiento institucional y 2 becas mensuales.
Ahorro estimado: $120.000 por mes ($1.440.000 por año).

Sonido e iluminación

Aporte: refuerzos técnicos puntuales, micrófonos y luces móviles.
Contraprestaciones: mención técnica y 2 becas totales por mes.
Ahorro estimado: $160.000 por mes ($1.920.000 por año).

Mantenimiento edilicio

Aporte: mano de obra y materiales menores.
Contraprestaciones: placa en sala técnica y 2 becas mensuales.
Ahorro estimado: $200.000 por mes ($2.400.000 por año).

Papelería y librería

Aporte: resmas, cartulinas, carpetas, señalética.
Contraprestaciones: logo en web y 1 beca mensual.
Ahorro estimado: $60.000 por mes ($720.000 por año).

Logística (traslados puntuales)

Aporte: movilidad para materiales o artistas.
Contraprestaciones: mención y 1 beca mensual.
Ahorro estimado: $50.000 por mes ($600.000 por año).

Total estimado de ahorro si se cubren los rubros señalados

$1.910.000 por mes, equivalentes a $22.920.000 por año.
Este nivel de ahorro representa una baja del 20–30% del gasto operativo base, sin afectar la calidad.

11.5. Política de calidad y límites saludables

Calidad primero: si un insumo o servicio no cumple, se repone o no se usa.
Contraprestaciones proporcionadas: nadie “compra” la Fundación; se agradece con sobriedad y transparencia.
Cupos sociales: las becas que se otorguen como parte del canje se integran al bloque de becas totales del mes (no impactan la recaudación proyectada).
Neutralidad: se evita publicidad partidaria.
Orden contable: todo canje se valúa y registra para auditoría y memoria anual.

11.6. Cómo se seleccionan y priorizan proveedores socios

Necesidad real: rubros que impactan en el día a día.
Reputación local: empresas de buen nombre y trato profesional.
Capacidad de entrega: que cumplan con calendario y calidad.
Diversificación: preferimos no concentrar todo en un único proveedor por rubro.
Impacto social: empresas con compromiso en becas y actividades para mayores suman puntos.

11.7. Paquetes de contraprestación (según aporte anual)

Paquete A (alto): presencia en web y en hall, mención en escenario tres veces al año, participación en acto anual y ocho becas totales por mes.
Paquete B (medio): presencia en web, dos menciones anuales y cuatro becas totales por mes.
Paquete C (básico): presencia en web (listado de proveedores socios) y dos becas totales por mes.
Los paquetes se asignan según el valor anual del aporte en especie y siempre dentro del cupo institucional de becas.

11.8. Ruta de implementación (60 días)

Semanas 1–2: listado de rubros críticos y valores de referencia (mesa de presupuesto).
Semanas 3–4: reuniones con 2–3 empresas por rubro; carpeta de 2 páginas con propuesta y paquetes.
Semanas 5–6: borradores de convenio y pruebas piloto (pequeñas partidas).
Semanas 7–8: firma de convenios y calendario de entregas.
Desde el mes 3: revisión trimestral con planilla de ahorro y cumplimiento.

11.9. Indicadores a seguir

Convenios activos: objetivo de entre diez y doce acuerdos en marcha; indica cobertura de rubros clave.
Ahorro acumulado: meta de al menos el 20% del gasto base; señala salud financiera.
Incumplimientos resueltos: objetivo del 100% resuelto en treinta días; muestra cuidado de la operación.
Becas totales vinculadas a canjes: uso igual o mayor al 80% de lo comprometido; refleja acción social efectiva.
Satisfacción interna con los insumos/servicios: objetivo de valoración alta por parte de los equipos; garantiza calidad sostenida.

11.10. Decisiones que la Comisión puede tomar

Autorizar la política de “proveedor socio” (canje + contraprestaciones sobrias).
Aprobar el modelo de convenio (marco de 12 meses, revisión trimestral).
Validar el objetivo de ahorro (20–30%) y el tablero trimestral de seguimiento.
Habilitar la carpeta de 2 páginas para iniciar conversaciones con empresas locales.

Cierre del capítulo

Los proveedores socios ordenan lo cotidiano y bajan costos sin tocar la calidad. Con reglas simples, trazabilidad y gratitud bien entendida, la Fundación gana oxígeno financiero para sostener becas, cultura y formación. Y las empresas ganan un lugar digno donde hacer el bien sin publicidad vacía, con hechos que se pueden ver.